چرا مدیران از واگذاری وظایف اجتناب می‌کنند؟

همه ما، حتی اگر حرفه‌ای باشیم، گاهی به کمک دیگران نیاز داریم. درخواست کمک از دیگران کسر شأن نیست. فقط کافی است غرور خود را کنار بگذاریم و به استعدادهایی که دیگران دارند و ما نداریم، احترام بگذاریم. تنها در صورتی می‌توانید خودتان و اعضای تیمتان را به سمت پیشرفت هدایت کنید که از دانش و مهارت‌های تک تک آنها استفاده کرده باشید.

اگر شما همه کارها را به تنهایی بر عهده بگیرید، هر چقدر هم که تلاش کنید، میزان محدودی از کارها را انجام خواهید داد. به هر حال، شما انسان هستید و در طول روز، مدت زمان معینی را می‌توانید کار کنید.

وقتی در کار خود مهارت دارید، دیگران از شما انتظار دارند که بیشتر با آنها همکاری کنید و این باعث می‌شود فشار کار و مشغله شما بیشتر شود و ناتوانی در انجام کوهی از درخواست‌ها، موجب احساس اضطراب و نارضایتی در شما می‌شود و در نتیجه، دیگران از شما مایوس خواهند شد.
اما اگر یک فرصت کاری فوق‌العاده به شما پیشنهاد شد (مثل یک پروژه)، می‌توانید با شکستن این محدودیت‌ها، موفقیت خود را تضمین کنید. یکی از بهترین راه‌ها برای شکستن محدودیت‌ها این است که انجام بخشی از کارها را به دیگران واگذار کنید. اگر در واگذاری وظایف مهارت داشته باشید، می‌توانید در کمترین زمان، یک تیم موفق و قدرتمند تشکیل دهید.

برای آنکه واگذاری را یاد بگیریم، ابتدا باید به این سوال پاسخ دهیم که «چرا افراد از واگذاری وظایف فراری‌اند؟»
افراد از واگذاری وظایف دوری می‌کنند چون این کار زحمت دارد.
فرض کنید که می‌خواهید برای تبلیغ خدماتی که ایده‌اش را خودتان داده بودید، بروشوری طراحی کنید. از آنجا که این ایده برای شماست و از کم و کیف آن خبر دارید، احتمالا ترجیح می‌دهید همه کارها را خودتان به تنهایی انجام دهید و می‌گویید: «این طور راحت‌ترم.» اما بلافاصله این سوال پیش می‌آید که «آیا این بهترین راه برای استفاده بهینه از زمان است؟»

شاید انجام کارها به تنهایی، در ظاهر آسان به نظر برسد چون مجبور نیستید استراتژی خود را برای دیگران توضیح دهید. اما به این دو دلیل، بهتر است وظایف را تقسیم کنید:

اولا، از آنجا که شما مسوولیت هدایت پروژه را بر عهده دارید، اگر وظایف را تقسیم کنید، می‌توانید مهارت‌های خود را در جهت توسعه استراتژی به کار ببرید. اما اگر تمام مسوولیت را خودتان به تنهایی به دوش بکشید، نمی‌توانید از زمان خود به‌طور بهینه استفاده کنید.

 ثانیا، وقتی دیگران را در انجام پروژه مشارکت می‌دهید، در واقع به رشد مهارت‌ها و توانمندی‌هایشان کمک کرده‌اید. در نتیجه، اگر بعدها پروژه مشابهی پیش بیاید، می‌توانید با اطمینان خاطر، آن را به اعضای تیمتان محول کنید، بدون اینکه مجبور باشید دائما در کارها دخالت کنید.

با واگذاری وظایف، می‌توانید زمان و مهارت‌هایتان را گسترش دهید. از سوی دیگر، تقسیم وظایف به رشد و پیشرفت کارکنان کمک می‌کند تا از همه پتانسیل‌های خود در سازمان استفاده کنند.

سه روش ساده برای بهبود تفکر انتقادی

معمولاً رهبران کسب‌وکار به‌سادگی از کنار چرایی و علت پیشامدهای کاری گذر کرده و وقت خود را صرف ارزیابی موضوع از جوانب مختلف می‌کنند. رهبران اغلب به اولین نتیجه قانع‌کننده که می‌رسند، بررسی سایر شواهد را متوقف می‌کنند و بدتر از آن اینکه مدیران ارشد بیشتر بر شواهدی متمرکز هستند که مبتنی بر تجربیات قبلی آن‌هاست. فقدان فراشناخت – یا تفکر در مورد تفکر – محرک بزرگی است که افراد را به سادگی به خود مجذوب می‌کند.

خبر خوب این است که تفکر انتقادی یک مهارت آموختنی است. بر اساس شواهد آکادمیک و تجربه افراد حرفه‌ای، سه نکته مهم وجود دارد که با رعایت انها می‌توانید مهارت تفکر انتقادی را در خودتان تا میزان زیادی بهبود دهید. این سه عامل عبارت‌اند از:

▪️زیر سؤال بردن فرضیات:
وقتی مشاوران بزرگ پروژه‌ای را قبول می‌کنند در اولین قدم فرضیه اساسی آن سازمان را زیر سؤال می‌برند. به مثال یک خرده‌فروش زنجیره‌ای دقت کنید که فرض می‌کرد مشتریانش درامد بالا و قابل‌توجهی دارند. این باور اشتباه باعث شد که این شرکت لباس‌های خود را بیش‌ازپیش بالا ببرد. اگر آن‌ها هرساله پیراهن و شلوار ارزان‌قیمت را به فروش می‌رسانند، میلیون‌ها دلار بیشتر سود می‌کردند. البته، زیر سؤال بردن همه‌چیز کار سختی است. تصور کنید روزی از خود بپرسید: آیا آسمان واقعاً آبی است؟ چگونه می‌توانم بدانم که اقتصاد فردا به فروپاشی خواهد رسید یا خیر؟

اولین گام در مورد زیر سؤال بردن فرضیات این است که تشخیص دهیم کدام‌یک از فرضیات باید مجدداً بررسی شوند. مثلاً به نظر می‌رسد، وقتی که سهام شرکت بالا می‌رود، یک رویکرد پرسشگرانه می‌تواند مفید واقع شود. بنابراین اگر در مورد استراتژی‌های بلندمدت و چندساله شرکت بحث می‌کنید که به سال‌ها تلاش و هزینه نیاز دارد، مطمئن شوید که پرسش‌های اساسی در مورد باورهایتان را مطرح کرده‌اید: از کجا می‌دانید که کسب‌وکار توسعه خواهد یافت؟ در مورد انتظاراتتان درباره آینده بازار چه نظری دارید؟ آیا شما با کفش‌های مشتری راه می‌روید؟

▪️دلیل آوردن از طریق منطق:
آگاهی از اشتباهات رایج نیز می‌تواند به شما اجازه دهد تا منطقی‌تر فکر کنید. به‌عنوان‌مثال، مردم اغلب به اشتباه فکر می‌کنند اگر رویداد Y به دنبال رویداد X اتفاق بیفتد پس رویداد Y باید توسط رویداد X ایجاد شده باشد.” به‌عنوان‌مثال، مدیر ممکن است بر این باور باشد که باید عوامل فروش خود را در بهار اخراج کند زیرا آن‌ها توسط سخنان انگیزشی ارائه شده در کنفرانس فروش سالانه در ماه فوریه تغییری نکردند؛ اما تا زمانی که این فرض مورد آزمایش قرار نگیرد، مدیر نمی‌تواند از صحت این حرف مطمئن شود.

▪️تفکر گوناگون:
با توجه به تجربیات پیشین کاری و شخصی، افراد به طریق گوناگونی به محیط اطرافشان نگاه می‌کنند و جهان‌بینی متمایزی دارند. این موضوع اغلب به نفع افراد است و کاملاً با گروه اندیشی فرق دارد. وقتی که فردی در اطراف خود شبکه‌ای از افراد متنوع و متفاوت از نظر سن، سیاست، دین و غیره موجب می‌شود تا نقاط مختلفی را مطرح کرده و بنابراین به متفکر بهتری تبدیل شود.

درحالی‌که این تاکتیک‌ها ممکن است ساده، روشن یا واضح به نظر برسد، در عمل به ندرت تمامی آن‎ها رعایت می‌شود. به‌ویژه در دنیای کسب‌وکار، تفکر انتقادی بسیار مهم است و خیلی هم جای کار دارد. درحالی‌که شانس نقش مهمی دارد در موفقیت‌های شرکت دارد اما مهم‌ترین پیروزی‌های کسب‌وکار از طریق تفکر هوشمند به دست می‌آید.

۹ درس از اقتصاد رفتاری درباره انتخاب و تصمیم‌گیری

انتخاب و تصمیم‌گیری یکی از مهم‌ترین ابعاد زندگی هر فردی است. انتخاب‌های ما تا حد بسیاری، تعیین‌کننده زندگی ما هستند.
به‌همین دلیل، در این یادداشت، ۹ درس از مهم‌ترین یافته‌های اقتصاد رفتاری در مورد انتخاب و تصمیم‌گیری را مطرح می‌کنم که می‌تواند به بهبود کیفیت انتخاب‌هایمان کمک کند.

1- انگیزه مهم است. شاید بتوان گفت که مهم‌ترین انگیزه هر فردی برای انجام کاری، پیگیری نفع شخصی باشد. در نتیجه، دوری از درد و پیگیری لذت را می‌توان بنیان بسیاری از فعالیت‌هایمان دانست.

2- قدرت شانس و احتمال. استعداد و سخت‌کوشی مهم‌ترین عوامل موفقیت هستند. با این حال، اتفاقات شانسی و تصادفی که خارج از کنترل ما هستند، تاحدی موفقیت ما را تعیین می‌کنند.

3- پول همه چیز نیست. تنها انگیزاننده افراد پول نیست. لذت اصلی از پیگیری آرمان‌ها و رویاها، گذران وقت با دوستان و اعضای خانواده و دیگر تجارب لذت‌بخش بدست می‌آید. آدم‌ها، ارزشمندی یک چیز را فقط با ارزش پولی آن نمی‌سنجند.

4- قانون کاهنده‌بودن توجه، لذت یا شادی. این قانون بیان می‌کند که لذت استفاده از یک چیز (کالا، خدمت و ...) بعد از یک نقطه مشخص، کاهش پیدا می‌کند. بسیاری از ابعاد زندگی انسانی از این قانون تبعیت می‌کنند. به‌همین دلیل است که احتمالا دوست داریم به‌جای اینکه یک شکلات خوشمزه را یک دفعه بخوریم، آن را آهسته آهسته به تکه‌های کوچک‌تر شکسته و در دهان‌مان قرار دهیم.

5- هنجارهای اجتماعی در مقابل هنجارهای بازاری. گویی ما در دو دنیا زندگی می‌کنیم. در یکی هنجارهای اجتماعی مهم و در دیگری هنجارهای بازاری اهمیت دارد. معمولا، آدم‌ها به این دو نوع هنجار واکنش‌های مختلفی نشان می‌دهند. برای مثال، فرض کنید که یکی از دوستان‌تان با شما تماس می‌گیرد و از شما می‌خواهد تا به او در جابه‌جایی به منزل جدیدش کمک کنید. واکنش احتمالی شما چیست؟ احتمالا با بی‌میلی به او کمک می‌کنید. اما اگر او به شما می‌گفت که حاضر است، برای جبران کمک شما، ۱۰۰ هزار تومان بدهد، واکنش‌تان چه تغییری می‌کرد؟ شاید به خودتان بگویید که ۱۰۰ هزار تومان ارزش این همه زحمت را ندارد. یکسان‌انگاشتن این دو دسته از هنجارها، نتایج خوبی نخواهد داشت و ممکن است به روابط اجتماعی‌مان آسیب بزند. با این حال، هدیه (حتی اگر کوچک باشد) می‌تواند کمک‌کننده باشد.

6- انصاف یکی از دغدغه‌های انسانی است. برای ما مهم است که با ما منصفانه رفتار شود. اگر احساس بی‌عدالتی یا بی‌انصافی بکنیم، حاضر هستیم حتی از منافع خود بگذریم تا با فردی که با ما غیرمنصفانه رفتار کرده است، برخورد کنیم.

7- هزینه بربادرفته. هزینه‌ای است که دیگر بر نمی‌گردد. مثلا هزینه‌ای که برای بلیت تئاتر پرداخت کرده‌اید. عقلانی این است که مقدار هزینه‌ای که برای خرید یک کالایی انجام می‌دهیم، نباید بر انتخاب‌های آینده‌مان تاثیرگذار باشد. اما شواهد علمی نشان می‌دهد که هزینه‌‌های بربادرفته اثرگذاری قابل‌توجهی بر ما دارند. گویی ما دوست داریم قبل از اینکه کاری انجام دهیم، گذشته را اصلاح کنیم.

8- زیان‌گریزی. دوست نداریم چیزهایی که داریم را از دست بدهیم. تمایل داریم تا به دارایی‌هایمان علاقه‌مندی زیادی پیدا کنیم و در قبال از دست‌دادن آن‌ها، دچار اضطراب می‌شویم. زیان‌گریزی را شاید بتوان ترس از دست‌دادن تعبیر کرد. زیان‌گریزی توضیح می‌دهد که چرا بیشتر بر تجارب بد و منفی تکیه می‌کنیم تا تجارب خوب. اگر از آنچه دارید، احساس خستگی می‌کنید و در عین حال دوست‌ ندارید، آن‌ها را از دست بدهید، حتما باید به این نکته توجه کنید که مهم لذت‌بردن شما از آن‌ها است نه صرف مالکیت.

9- ترجیحات‌‌مان ناپایدار است. آنچیزهایی که دوست داریم، در طول زمان تغییر می‌کنند. رفتار ما گویا توسط دو «خود» کنترل می‌شود. یکی «انجام‌دهنده» و دیگری «برنامه‌ریز». اولی دوست دارد که هر آنچه را می‌خواهد، در اسرع وقت بدست آورد. دومی تمایل دارد به آینده فکر کند و برای آن برنامه‌ریزی کند.
مهم‌ترین نکته آن است که بدانیم برنامه‌ریزی به‌تنهایی کافی نیست. مهم نیست که چقدر برای برای اهدافی که تعیین می‌کنید، مصمم هستید، باید بدانید که در درون ما، تضادی همیشگی میان این دو خود برقرار است که می‌تواند ما را به تصمیم‌های بدی رهنمون کند. تمرین‌هایی که خودکنترلی را افزایش می‌دهد، یکی از راهکارهایی است که می‌تواند به آشتی این دو خود کمک کند.

چرا کارکنان دانش خود را به اشتراک نمی‌گذارند‌؟

شرکت‌ها از کارکنانشان می‌خواهند تا آنچه می‌دانند را با بقیه به اشتراک بگذارند. در همین راستا تحقیقی انجام شده که نشان می‌دهد این کار به خلاقیت بیشتر و عملکرد بهتر برای افراد، تیم‌های کاری و سازمان‌ها منجر خواهد شد.

اما همچنان که شرکت‌ها تلاش می‌کنند تا اشتراک دانش را رواج دهند (مثلا با جانمایی کارکنان در فضاهای بزرگی که با هم بیشتر در ارتباط باشند)، خیلی از کارکنان آنچه می‌دانند را بروز نمی‌دهند- پدیده‌ای که به احتکار دانش یا اختفای دانش مشهور است.

بررسی‌های ما در تحقیقی سه یافته کلیدی در پی داشت:

▪️اول اینکه چرا افراد دانششان را نشر می‌دهند یا مخفی می‌کنند دلایل مختلفی دارد.
▪️دوم، افراد عمدتا در محیط‌های با استقلال عمل بیشتر و شغل‌هایی که از نظر شناختی دشوار هستند مایلند دانش خود را به اشتراک بگذارند.
▪️سوم، چنانچه این افراد بدانند که همکارانشان به ایشان وابسته هستند، بیشتر دلشان می‌خواهد دانش خود را پنهان کنند.
اکنون بیایید به هرکدام از این موارد نگاهی بیندازیم.

◀️ انگیزه افراد برای اشتراک یا پنهان کردن دانش چیست؟

نتایج به‌دست‌آمده نشان می‌داد که اشتراک دانش هرگاه کارکنان به صورت داوطلبانه این کار را انجام داده باشند خوشایندتر است. در مقابل، زمانی که افراد از بیرون مجبور به این کار شده باشند دلشان می‌خواهد دانششان را پنهان کنند (یا باید حرف گوش‌کن باشم یا قید کارم را بزنم!).

 این یعنی اگر به جای اینکه بگذاریم کارکنان ارزش اشتراک دانش را درک کنند، اجبارا وادارشان کنیم دانششان را به اشتراک بگذارند چندان کارکردی ندارد.
به‌عبارتی اگر کارکنان اهمیت اشتراک دانش را که به دستیابی به اهداف واحد یا سازمان منجر می‌شود درک نکنند، تمایلی به اشتراک دانش نخواهند داشت. تازه اگر افراد بفهمند که با این کار یک مزیت رقابتی را هم از دست خواهند داد بیشتر نسبت به افشای اطلاعات بی‌انگیزه می‌شوند.

◀️ چه نوع شغلی به اشتراک‌گذاری یا پنهان کردن دانش منجر می‌شود؟

به خاطر اینکه از نظر شناختی، کار مورد تقاضا می‌تواند بیشتر جذاب و برانگیزاننده باشد و همچنین دشوارتر و چالشی‌تر است، انتظار می‌رود که در این حالت افراد هم از اشتراک اطلاعات لذت می‌برند و هم اینکه نیاز بیشتری به اشتراک پیدا می‌کنند.

به طور مشابهی چون داشتن اختیار عمل بیشتر در شغل یک نفر آن را معنادارتر می‌کند، انتظار داریم که شاهد گرایش به اشتراک بیشتری باشیم.
وقتی شغل افراد با تقاضای شناختی و اختیار عمل آمیخته باشد، افراد می‌توانند دانشی را که مفید باشد بیشتر انتقال بدهند.

◀️ وقتی افراد به شما وابسته می‌شوند چه اتفاقی می‌افتد؟

اگر به دانش همکارتان تکیه کنید تا بتوانید وظایفتان را به خوبی انجام دهید ممکن است خودتان هم مایل باشید دانشتان را با ایشان به اشتراک بگذارید. ولی تحقیقات نشان داد که وقتی افراد بفهمند بقیه به آنها وابسته هستند، احساس می‌کنند که برای اشتراک دانش تحت‌فشارند و برای همین سعی می‌کنند پنهان‌کاری کنند.

این مساله به‌خاطر این است که مثلا سوالات زیاد همکاران وقت آنها را بیشتر می‌گیرد. در ضمن چون افراد اغلب وظایفشان را اولویت‌بندی می‌کنند وقتی پای اشتراک دانش وسط بیاید خدا خدا می‌کنند اگر چیزی از آنها پرسیده شد بلد نباشند!

گزارش بنویسید و در شغل‌تان پیشرفت کنید

محمد فاضلی – عضو هیئت علمی دانشگاه شهید بهشتی

 من آموخته‌ام که بخش مهمی از بی‌تصمیمی، ناکارآمدی، قفل‌شدگی و فشل بودن سازمان‌های عمومی، نتیجه کیفیت گزارش‌هایی است که در آنها نوشته می‌شود. چرا چنین است؟

 آن‌چه اغلب تحت عنوان گزارش در سازمان‌ها ارائه می‌شود، فقط چند اسلاید است و هیچ متن پشتیبانی برای آن وجود ندارد. چنان نیست که آن اسلایدها از گزارش مؤثری خلاصه و تهیه شده باشند؛ و عمق گزارش‌ها و شناخت سازمان از مساله در حد همان چند اسلاید است.

 اسلایدها معمولاً بین‌نسلی هستند، یعنی اولین نسل این اسلاید چندین سال قبل تهیه شده و به تدریج داده‌ها و صفحات جدیدی به آن اضافه و بارها در جلسات مختلف ارائه شده است. گاه اکثر اعضای جلسه به یاد می‌آورند که تاکنون چندین بار این اسلایدها را دیده‌اند.

 اسلایدها اغلب برای خسته کردن و گنگ‌سازی طراحی می‌شوند (اغلب غیرعامدانه). طراحان اسلایدها معمولاً ده‌ها و گاه صدها قلم داده و نمودار را در اسلایدها می‌گنجانند و وقتی برای مثال 15 دقیقه زمان در اختیار دارند، شصت هفتاد اسلاید برای ارائه در جلسه می‌آورند. این‌ها همان اسلایدهای تاریخی بین‌نسلی هستند که برای هر جلسه‌ای، دستی به سر و روی آن‌ها کشیده می‌شود.

 اسلایدهای اول، حاوی مقدمات و تاریخچه است و اغلب جلسات فقط به بحث درباره همین مقدمات می‌گذرد و فرصت به طرح اسلایدهای جدی (اگر واقعاً وجود داشته باشد) نمی‌رسد. اغلب توجه نمی‌شود که اگر 15 دقیقه وقت دارید، حداکثر می‌توانید مثلاً ده اسلاید روشن و با حجم داده‌های اندک داشته باشید نه پنجاه اسلاید.

 نکته مهم‌تر اما هنوز باقیست. «گزارش مؤثر چیست؟» تأثیر هر گزارش را باید چگونه سنجید؟ مدیران در دولت و سایر دستگاه‌های عمومی نیاز دارند تصمیم بگیرند. آن‌ها اغلب فضای مبهمی پیش رو دارند که تصمیم گرفتن را سخت می‌کند و غالباً حداقل چند چیز را نمی‌دانند:

اول، چند گزینه تصمیم پیش رو قرار دارد؟

دوم، هزینه و فایده هر گزینه تصمیم چیست؟

سوم، ملزومات اجرای هر گزینه تصمیم چیست؟

چهارم، موانع به هدف رسیدن هر گزینه تصمیم چیست؟

پنجم، نسبت هر گزینه تصمیم سیاست‌ها و اهداف سازمان چیست؟

 مدیران دولتی می‌دانند که باید بابت تصمیم‌های‌شان پاسخ‌گو باشند. این پاسخ‌گویی در قالب‌های مختلف رخ می‌دهد: سازمان بازرسی، خروجی عملکرد سازمان، افکار عمومی، حفظ یا از دست دادن پست یا قضاوت تاریخ و آینده سیاسی و اداری فرد. آن‌ها بر اساس پاسخ به این سؤالات، می‌توانند درباره جایگاه خودشان و گزینه تصمیم و اقدام‌شان تصمیم‌گیری کنند.

 گفته می‌شود گزارش مؤثر در دستگاه عمومی، گزارشی است که «مدیر را به در پیش گرفتن یک گزینه تصمیم تشویق می‌کند.» بنابراین گزارش باید بتواند به شکلی مستدل، ظرفیت حذف برخی گزینه‌ها از روی میز مدیر را داشته باشد، و دست او را برای پرسه زدن میان گزینه‌ها ببندد.

 گزارش‌های کارشناسان در دستگاه‌های عمومی – که اغلب همان اسلایدهای بدطراحی‌شده بدون هیچ متن پشتیبان هستند – هیچ ابهام مهمی را از ذهن مدیر رفع نمی‌کنند، و بعد از ارائه گزارش – اگر فرصت برای ارائه همه اسلایدها باشد – مدیران به همان اندازه قبل، ابهام دارند.

مدیران ارشد در فضای ابهام، اغلب تصمیم می‌گیرند تصمیم نگیرند و آن‌را به جلسات دیگری ارجاع دهند، و دستگاه فشل می‌شود.

تجویز راهبردی

 اگر می‌خواهید به حل مسائل سازمان‌تان کمک و ‌در شغل خودتان پیشرفت کنید «گزارش‌های مؤثر» بنویسید. پرسش‌های زیر را از خودتان بپرسید و مؤثر بودن گزارش‌تان را ارزیابی کنید.

آیا گزارشی نوشته‌ام و از آن اسلاید استخراج کرده‌ام یا فقط چند برگ اسلاید دارم؟

 آیا قادرم اسلایدهایم را در زمان تعیین‌شده، به شکل قانع‌کننده ارائه و تمام کنم؟

 آیا گزارشم همه گزینه‌های مهم تصمیم را تجزیه و تحلیل می‌کند؟

 آیا بر اساس گزارشم قادرم مدیر را به پذیرش یک گزینه تصمیم تشویق کنم و به حذف اغلب گزینه‌های تصمیم نامناسب برسم؟

 گزارشم چقدر از ابهامات مدیر را برطرف کرده و دست او را برای گریز از تصمیم‌گیری می‌بندد؟

 آیا مدیر با گزارش من به گزینه تصمیم نزدیک‌تر می‌شود یا هنوز فرصت می‌یابد که موضوع را به جلسه و بررسی‌های دیگر ارجاع بدهد؟

سؤال آخر: آیا نوشتن گزارش مؤثر را آموزش دیده‌ام یا عادت‌های عمومی گزارش نوشتن در سازمان را تکرار می‌کنم؟ پاسخ این پرسش‌ها بر پیشرفت شغلی شما مؤثرند.

پنج توصيه تأمل برانگيز پيتر دراكر

دنبال کسی نگردید که در گرفتن تصمیم های مرتبط با کارکنان هرگز اشتباه نکرده است، چنین فردی را نمی‌توان یافت.

مدیران موفق از پنج اصل بنیادین پیروی می‌کنند.

۱ - مدیر باید مسئولیت انتصابهای نادرست را بپذیرد.

متهم کردن کسی که توان انجام کار را نداشته، اقرار به جرم است، مدیر در گزینش او اشتباه کرده است.

۲ - مدیر مسئولیت دارد کسی را که قادر به انجام درست کار نیست بر کنار کند.

اگر آدم ضعیف یا نالایق را به امید خود رها کنیم دودش به چشم دیگران هم می‌رود و روحیه کل سازمان را خراب می‌کند.

۳ - تنها به این خاطر که فرد نمی‌تواند کاری را که به او محول شده به خوبی انجام دهد نمی‌توان نتیجه گرفت که به درد کار نمی‌خورد و باید عزل شود.

باید نتیجه گرفت که او به کار نامناسب گماشته شده است.

۴ - مدیر باید بکوشد برای هر شغل فرد و مناسب با آن را پیدا کند.

هر سازمان به اندازه استعداد کارکنانش شکوفا می‌شود بنابراین تصمیم مربوط به کارکنان باید درست باشد.

۵ - تازه واردها را باید در منصبهای جا افتاده قرار داد، در جایی که توقعات مشخص شده و کمک در دسترس فرد است.

ماموریت های مهم و جدید را باید به کسانی داد که رفتار و عادات آنها را خوب می‌شناسیم و پیشاپیش اعتماد و اعتبار لازم را دارند،مسئولیت انتصاب‌های بد را بپذیرید، کسانی را که نمی‌توانند کارشان را به خوبی انجام دهند عوض کنید.

9 جمله به یادماندنی از جیم ران اسطوره رشد شخصی:

1- آرزو نکن شرایط ساده تر بود، آرزو کن تو قوی تر بودی.آرزوی مشکلات کمتر نکن، آرزو کن مهارت های بیشتری داشتی. آرزوی چالش های کمتر نکن، آرزوی دانایی بیشتر داشته باش

2- چالش رهبری در این است که قوی باشی، اما نه گستاخ، مهربان باشی، اما نه ضعیف، جسور باشی، اما نه موجب آزار دیگران، متفکر باشی، اما نه تنبل، افتاده باشی، اما نه کمرو ،سربلند باشی، اما نه مغرور، شوخ طبع باشی اما نه بدون ملاحظه

3- در هر حال, باید رنج یکی از این دو را تحمل کنیم: درد منظم بودن یا درد تاسف

4- روزاها گران قیمت هستند. زمانیکه یک روز را خرج میکنید، یک روز کمتر برای خرج کردن دارید. پس مطمئن شوید که روزهایتان رابه درستی خرج میکنید

5- انضباط پل بین اهداف و دستاوردها هستند

6- اگر تمایل به ریسک های غیر متعارف ندارید، مجبور خواهید بود با متعارفها کنار بیایید

7- انگیزه چیزی است که به شما قدرت شروع را می دهد، عادت چیزی است که شما را در راه نگه می دارد

8-به جمع های ساده نپیوندید، رشد نخواهید کرد، جایی بروید که انتظارات و خواست های عملکردی بالا است

9- یاد بگیرید با چیزی که دارید خوشحال باشید و همزمان به دنبال تمام چیزهایی که میخواهید بروید.

کارهای اشتباه روزمره که زندگی‌مان را به چالش می کشد

آیا تاکنون با خود فکر کرده‌اید شاید بعضی کارهایی که هر روز انجام می دهید اشتباه باشد و تنها به این خاطر که روزانه آن‌ها را تکرار می کنید گواهی بر عدم مشکل آن‌ها نیست؟

 ابتدا کارهای ساده را انجام می دهیم

بهتر است اول کارهای مشکل را انجام دهید. برخی‌ها به این استراتژی "قورت دادن قورباغه" لقب می دهند. بهترین اقدام این است کارهایی که نیاز به تمرکز بیشتری دارند را اول صبح انجام دهید. همچنین کار عاقلانه این است اول کارهای سخت را انجام دهید، زیرا ممکن است بعد از آن کارهایی پیش بیاید که با برنامه‌هایتان تداخل پیدا کند.

 مدام ایمیل‌های خود را می خوانیم

تحقیقات نشان می دهد وقتی کارهای مختلف را به صورت هم‌زمان انجام می دهید، کارها 40 درصد از نظر زمانی بیشتر به طول می انجامد.
بهترین تصمیم این است گوشی موبایل خود را روی بی صدا بگذارید یا وقتی کار مهمی برای انجام دادن دارید، صفحه‌ ایمیلتان را ببندید. پیشنهاد می شود ساعات خاصی را به خواندن و پاسخ دادن ایمیل‌هایتان اختصاص دهید تا بهره‌وری بیشتری داشته باشید.

گوشی موبایل خود را روی میز کار می گذارید

این به تنهایی کافی نیست که گوشی خود را روی ویبره یا سکوت بگذارید، حتی نگه داشتن گوشی خاموش روی میز کار هم درست نیست. بودن گوشی موبایل در نزدیکی شما می تواند روی عملکرد شناختی‌تان تاثیر بگذارد. حتی وقتی متوجه این تأثیر منفی نباشید. بهترین اقدام این است گوشی خود را در اتاقی دیگر قرار دهید.

 تمام روز یک جا می نشینیم

شما به عنوان یک کارمند تمام روز پشت میز هستید و امکان فعالیت فیزیکی چندانی ندارید. براساس تحقیقات، افرادی که تنها یک ساعت در روز فعالیت فیزیکی داشته اند، 50 درصد کمتر در خطر مرگ و میر هستند. همچنین یک ساعت فعالیت روزانه می تواند به بخش‌های پنج دقیقه ای تقسیم شود و نیاز نیست یک ساعت فعالیت مداوم باشد.

چند ساعت به صفحه‌ کامپیوتر زل می زنیم

ساعت‌ها زل زدن به صفحه‌ کامپیوتر می تواند باعث خستگی دیجیتالی چشم و خشکی چشم و تاری دید شود.
پس به دنبال قانون 20-20-20 باشید. این قانون می گوید هر 20 دقیقه برای 20 ثانیه به چیزی نگاه کنید که 20 فوت (6 متر) از شما فاصله دارد.

در اواخر بعدازظهر استراحت می کنیم

هرچه از ابتدای روز کاری سپری می شود استراحت بی‌فایده‌تر می شود. وقتی ابتدای روز استراحت می کنید انرژی، تمرکز و انگیزه‌ی بیشتری دارید.
حتماً نیاز نیست در طول استراحت خود کارهای غیر مرتبط به شغلتان انجام دهید. بلکه بهتر است در زمان استراحت به سراغ کار موردعلاقه‌تان بروید.

هنگام کار به موسیقی گوش می دهیم

اگر کارهای ذهنی مانند خواندن و نوشتن را هم‌زمان با گوش دادن به موسیقی انجام دهید، عملکردتان به طور قابل توجهی کاهش می یابد. البته وقتی کارهایتان تکراری و یکنواخت باشند، این قانون صادق نیست. بهتر است 10 تا 15 دقیقه قبل از شروع کار به موسیقی گوش دهید.

غذاهایی می خوریم که به ظاهر سالم می آیند

در مورد انتخاب غذاها درایت بیشتری به خرج دهید. شاید آب میوه‌ها و اسموتی های آماده را سالم و مغذی بدانید، اما در واقع این نوشیدنی‌ها سرشار از قند و کالری هستند.

مدام شبکه های اجتماعی را دنبال می کنیم

استفاده‌ منفعلانه از شبکه های اجتماعی می تواند احساس بدی در شما ایجاد کند. این بدین خاطر است که به زندگی تجملاتی و پر زرق و برقی که دیگران به نمایش کشیده اند، حسادت می کنید. پس بهتر است کمتر منفعلانه عمل کنید؛ به جای اینکه تنها تماشاگر باشید، برای دوستانتان پیام بفرستید یا روی عکس خانوادگی آن‌ها کامنت بگذارید.

مدام با همکار خود جر و بحث می کنیم

وقتی یکی از همکارانتان با شما جنجال می کند یا کنایه‌ای می زند، ساده‌ترین اقدام این است حرفی توهین آمیز به او بزنید، اما باید سعی کنید جلوی خود را بگیرید.

شب‌ها خیلی دیر به رختخواب می رویم

محققان اقدام به کشف پدیده‌ای با نام "به تأخیر انداختن زمان خواب" کرده اند. این بدین معناست "در وقت مناسب نمی خوابید، اما دلیل کافی هم برای نخوابیدن ندارید".
دانشمندان ادعا می کنند کم خوابی به‌اندازه‌ سیگار کشیدن برای انسان مضر و خطرناک است. پس به موقع تلویزیون را خاموش کنید و برای خوابیدن آماده شوید.

مدیران بزرگ دچار وسوسه تغییر دادن افرادشان نمی‌شوند

تفکر سنتی بسیاری از مدیران را دچار این وسوسه می‌کند که می‌توان هر چیزی را از طریق سختکوشی و فکر کردن به آن تغییر داد. تفکر سنتی، داستان‌های زیادی را درباره تاثیر شناختن من واقعی افراد و موفقیت‌های بعدی آنها پس از کشف رازهای درونی تعریف می‌کند و به ما می‌گوید که اگر هر کدام از ما ترس‌های درونی‌مان را کنار بزنیم و خود واقعی را کشف کنیم آنگاه خواهیم توانست پتانسیل‌های خود را شکوفاسازیم.

بسیاری از ما، عاشق داستان‌هایی راجع به تغییر و تحولات بزرگ در زندگی افراد موفق هستیم و سعی می‌کنیم از آنها الگوبرداری کنیم.
داستان جذاب دیگری که تفکر سنتی مدیریت برای ما تعریف می‌کند، بسیار قانع‌کننده و قابل پذیرش به‌نظر می‌رسد و آن این است: اگر می‌خواهید به پتانسیل‌های نامحدود خود دست یابید، در ابتدا لازم است که نقاط ضعف‌تان را بشناسید و آنها را برطرف سازید. بر این اساس، هر فردی بخواهد در کار و حرفه‌اش پیشرفت کند، در وهله اول باید مجموعه مهارت‌هایش را افزایش دهد و یک «برنامه توسعه‌ای» برای فائق آمدن بر نقاط ضعف خود طراحی کند.

مدیران بزرگ اما، هیچ کدام از این داستان‌ها را قبول ندارند که «اگر بار اول موفق نشد، باز هم تلاش کنید و این کار را آنقدر ادامه دهید تا موفق شوید». آنها برای رد این ادعا که بسیار معقول و منطقی به نظر می‌رسد هم دلایل خوبی دارند. 

آنها چنین استدلال می‌کنند که معطوف کردن انرژی و زمان فراوان بر چیزی که افراد در آن استعداد ندارند، نتیجه‌ای غیر از هدر رفتن زمان و انرژی افراد ندارد و به جای این کار باید آنها را به صرف وقت و انرژی بر کارهایی که در آنها استعداد دارند و علاقه‌مند هستند، تشویق کرد.

مدیران بزرگ بر این اعتقادند که پشتکار هنگامی موثر خواهد بود که در راستای یادگیری مهارتی جدید یا کسب دانش جدیدی صورت پذیرد. به‌عنوان مثال اصرار بر افزایش قدرت متقاعدکنندگی فردی که استعداد چشمگیری در این زمینه ندارد و مایه گذاشتن از پشتکار و دعوت او به تمرین بیشتر در این زمینه، هیچ‌گاه نخواهد توانست استعداد متقاعدکنندگی را در آن فرد تقویت کند و بهتر است به جای این کار او را به کشف استعدادهای دیگر درون خود و متمرکز شدن بر آنها تشویق کرد.

یکی از اشتباهاتی که مدیران مرتکب می‌شوند، این است که آنها عمده تمرکز و توجه را بر رفع نقاط ضعف در مشکلات کارمندان، معطوف می‌کنند و بر ایفای نقش مربیگری مدیران تاکید دارند؛ درحالی‌که این کار کاملا اشتباه است، چراکه در این مسیر آنچه نادیده گرفته می‌شود وجود تفاوت‌های بسیار در دانش و مهارت‌های افراد، که آموختنی است و استعدادها، که ذاتی است، خواهد بود.

در واقع، مدیرانی که علاقمند به توجه به نقاط ضعف و علل ناکارآمدی کارمندان هستند، بخش عمده وقت و انرژی‌شان را صرف تمرکز بر چیزهایی می‌کنند که افراد در آنها استعدادی ندارند و در نتیجه آنها از توجه به استعدادها و توانمندی‌های کارمندان غافل می‌شوند.

پس می‌بینیم که مدیران بزرگ، دلایل کاملا قانع‌کننده‌ای برای مخالفت با داستان‌ها و نظراتی دارند که تفکر سنتی مدیریت برای ما تعریف می‌کند.
در واقع مخالفت مدیران بزرگ با این نظرات به معنای بی‌اهمیت دانستن تلاش و پشتکار و تمرین نیست، بلکه به آن معناست که تلاش‌ها و تمرین‌ها باید برمبنای استعدادها و پتانسیل‌های درونی افراد باشد نه بر چیزهایی که افراد استعدادی در آن ندارند.

علاوه بر این، مخالفت مدیران بزرگ با متمرکز شدن روی نقاط ضعف به معنای نادیده گرفتن آنها نیست، بلکه به معنای اولویت بخشیدن بر نقاط قوت و پتانسیل‌های نهفته افراد است.

لطفا از دفتر کارتان بیرون بیایید!

اغلب مدیران تازه‌کار خواسته یا ناخواسته در بدو ورودشان به دنیای مدیریت به تکیه زدن به صندلی مدیریت و گذراندن ساعات متمادی در دفتر کارشان گرایش پیدا می‌کنند و این مساله پس از مدتی به یکی از عادات کاری آنها تبدیل می‌شود.

اما اگر شما هم جزو آن دسته از مدیران تازه‌نفسی هستید که دغدغه اصلی‌شان پیدا کردن راهی برای آفرینش تصویری مثبت از خود و سازمان در ذهن آنها است، باید بدانید این هدف ارزشمند از طریق نشستن در دفتر کار قابل تحقق نیست، بلکه نیازمند آن است که مدیر با افرادش از نزدیک ارتباط برقرار کند و ارزش‌ها و دیدگاه‌های شرکت را به آنها منتقل سازد.

بر اساس تحقیقات دانشگاه بیلور، که از مدیران عالی‌رتبه چهار شرکت مشهور و بین‌المللی صورت پذیرفته، مشخص شده است که عامل اصلی موفقیت سازمان‌ها در تشویق کارکنان، ارتباط مستمر بین مدیران ارشد و کارکنان است.

باز کردن در اتاق مدیریت و همچنین حضور یافتن مدیران در اتاق کارمندان یا سالن تولید می‌تواند تاثیر بسزایی در نزدیک‌تر شدن مدیران و کارکنان داشته باشد. بر این اساس، شکل‌گیری روابط دوستانه بین مدیریت و کارمندان هر شرکت، می‌تواند منجر به این شود که فرهنگ سازمانی به شکلی مطلوب به تمام اجزای سازمان منتقل شود و پس از آن است که بسیاری از غیرممکن‌ها امکان‌پذیر خواهد شد.

خلق تصویری مثبت از سازمان در ذهن کارکنان می‌تواند باعث شود سخت‌ترین پروژه‌ها از نظر کارکنان آسان و امکان‌پذیر جلوه کنند.
اما تحقیقات نشریه HBR نشان داده که فقط ۴۲ درصد از کارمندان و کارگران در جهان از شناختی نسبی و محدود از ارزش‌ها و استراتژی‌های سازمانی شرکت‌هایی که در آن مشغول به کار هستند، برخوردارند و بیش از ۹۵ درصد از کارمندان یا از بسیاری از ارزش‌ها و استراتژی‌های شرکت‌های خود بی‌خبرند یا با آن موافق نیستند.

عامل اصلی این عدم همسویی، در فقدان ارتباط سازنده بین مدیران و کارکنان نهفته است و نتیجه آن می‌شود که از یکسو، مدیران کارکنان را به کم‌کاری متهم می‌کنند و از سوی دیگر، کارکنان نیز مدیران را افرادی می‌دانند که نفسشان از جای گرم بلند می‌شود و درک درستی از شرایط حاکم بر سازمان ندارند.

حال سوال اینجاست که برای حل این مشکل چه باید کرد؟ در پاسخ به این پرسش می‌توان موارد زیر را پیشنهاد کرد:

 ارزش‌ها و اهداف کلیدی سازمان‌تان را به‌صورت پیوسته و به هر بهانه‌ای به تمام کارکنان‌تان یادآوری کنید.

تصویری روشن و دلپذیر از سازمان در ذهن کارکنان پدید آورید و آن را در تمام گفتگوهای کاری با پرسنل رعایت کنید. به‌عنوان مثال اگر در فرهنگ شرکتی شما دروغگویی امری ناپسند است، سعی کنید هم خودتان راستگو باشید و هم دیگران را به راستگویی تشویق کنید، حتی اگر گفتن حقیقت به ضرر آنها تمام شود.

تصویرسازی از ارزش‌های مورد قبول سازمان‌تان را به‌طور روزانه انجام دهید، نه صرفا در زمان برگزاری جلسات عمومی فصلی یا سالانه با کارکنان.

راههای تحقق اهداف و پیاده شدن استراتژی‌ها را برای کارکنان شرح دهید. جیمی دایمون، مدیر عامل مشهور بانک جی پی مورگان که سه بار از سوی مجله تایم به‌عنوان یکی از ۱۰۰ شخصیت تاثیر‌گذار جهان انتخاب شده است در این مورد می‌گوید: «من اجرای درست و دقیق یک استراتژی درجه دو را به اجرای ناقص یک استراتژی فوق‌العاده ترجیح می‌دهم.»

مطمئن شوید که کارکنان‌تان پیام‌های ارسالی از سوی شما را به درستی فهمیده‌اند.
برقراری ارتباط با کارکنان فقط به خوب سخن گفتن با آنها و انتقال پیام به آنها نیست، بلکه نیازمند شنیدن فعال و تبادل نظر با کارکنان نیز هست.